1.范圍

適用于企業全體員工的考勤數據處理與監管工作。

2.規范性引用文件

DB13/T 3008.2-2024  人力資源服務規范

3.術語和定義

考勤數據是指企業在對員工出勤情況進行記錄和統計過程中所產生的一系列信息。這些數據是企業人力資源管理的重要依據，用于衡量員工的工作投入程度、核算薪酬、進行績效評估等諸多方面。

4.考勤數據統計

4.1數據來源

電子考勤系統：通過指紋識別、人臉識別、刷卡等方式記錄員工的上下班打卡時間、加班打卡時間、請假外出打卡時間等信息，作為考勤數據的主要來源。確保考勤設備正常運行，數據傳輸穩定、安全，防止數據丟失或篡改。

手工記錄：對于因特殊情況（如考勤設備故障、外勤工作等）無法通過電子考勤系統記錄的考勤信息，由員工填寫手工考勤記錄表，注明日期、姓名、工號、部門、出勤情況（如遲到、早退、請假事由、外勤地點等），并由直屬上級簽字確認后，交至人力資源部門作為補充考勤數據。

其他數據接口：與企業內部的辦公自動化系統（OA）、項目管理系統、人力資源管理系統等進行集成，獲取員工在系統中提交的請假申請、加班申請、出差申請等審批數據，與考勤打卡數據進行關聯比對，確保考勤數據的完整性與一致性。

4.2統計周期

日統計：每個工作日結束后，考勤系統自動對當天的考勤數據進行初步整理與統計，生成員工當日考勤明細，包括出勤狀態（正常出勤、遲到、早退、曠工等）、打卡時間、請假類型及時長、加班時長等信息，并實時推送至人力資源部門考勤管理人員及員工直屬上級進行查看。

周統計：在每周結束后，考勤系統對當周的考勤數據進行匯總統計，生成周考勤報表，報表內容涵蓋員工本周出勤天數、遲到早退次數、曠工天數、請假總時長、加班總時長等關鍵數據，并按照部門、崗位等維度進行分類統計與分析，為部門負責人了解本周團隊出勤情況提供數據支持。

月統計：每月末，考勤系統完成全月考勤數據的統計與分析工作，生成詳細的月考勤報告。月考勤報告除包含上述周統計報表的內容外，還增加了與考勤相關的薪酬計算數據，如應扣減的遲到早退罰款金額、加班工資計算基數與金額、請假期間工資扣減金額等，為財務部門核算員工工資提供準確依據。同時，月考勤報告作為人力資源部門進行月度人力資源分析與管理決策的重要依據之一，需對考勤數據的異常情況（如某部門考勤異常率過高、個別員工頻繁遲到早退等）進行重點標注與分析說明。

4.3統計方法與公式

出勤天數統計：根據員工每日的打卡記錄，結合請假申請數據，計算員工當月的實際出勤天數。出勤天數 = 當月應出勤天數 - 請假天數（包括病假、事假、年假、婚假、產假、陪產假、喪假等），其中應出勤天數按照企業規定的工作日歷計算，請假天數精確到半天或小時（根據企業考勤精度要求）。

遲到早退統計：依據企業設定的上下班時間標準，判斷員工每次打卡時間是否遲到或早退。遲到次數統計為當月上班打卡時間晚于規定上班時間的次數；早退次數統計為當月下班打卡時間早于規定下班時間的次數。對于遲到或早退時間的計算，精確到分鐘，如遲到時長 = 實際打卡時間 - 規定上班時間（當實際打卡時間晚于規定上班時間時），早退時長 = 規定下班時間 - 實際打卡時間（當實際打卡時間早于規定下班時間時）。

曠工統計：若員工未進行打卡且無請假申請或請假申請未獲批準，視為曠工。曠工天數統計為當月未打卡且無合法請假事由的工作日天數。連續曠工天數按照自然日連續計算，累計曠工天數則為當月所有曠工天數的總和。

加班統計：根據員工的加班打卡記錄及加班申請審批數據，統計員工當月的加班時長。加班時長分為工作日加班時長、休息日加班時長和法定節假日加班時長。工作日加班時長 = 工作日加班打卡結束時間 - 工作日加班打卡開始時間（當加班打卡結束時間晚于正常下班時間且經加班申請審批通過時）；休息日加班時長與法定節假日加班時長計算方法類似，分別依據相應的加班打卡時間與加班審批數據進行統計。

4.4數據審核與驗證

自動校驗：考勤系統在數據統計過程中，設置自動校驗規則，對打卡數據的邏輯性、完整性進行初步檢查。如檢查員工每日打卡次數是否符合要求（正常情況下應為兩次，即上班打卡一次，下班打卡一次）、打卡時間是否在合理的時間范圍內（如避免出現凌晨或深夜打卡等異常情況）、請假申請與打卡數據是否匹配（如申請病假期間無打卡記錄）等。對于發現的異常數據，系統自動標記并提示給考勤管理人員進行核實處理。

人工復核：考勤管理人員每日對考勤系統生成的考勤明細數據進行人工復核，重點檢查系統自動校驗標記的異常數據以及部分特殊情況的考勤記錄（如外勤工作考勤、跨部門協作項目中的考勤等）。通過與員工直屬上級溝通、查閱相關申請記錄（如請假申請單、加班申請表、外勤工作任務單等）、核實工作任務完成情況等方式，對異常考勤數據進行逐一核實與修正，確保考勤數據的真實性與準確性。

數據比對：每月末，在完成月考勤數據統計后，考勤管理人員將考勤數據與其他相關部門的數據進行比對驗證。與財務部門比對工資計算中的考勤相關數據，確保兩者一致；與人力資源部門內部的員工檔案數據比對員工基本信息（如姓名、工號、部門、崗位等），防止因員工信息變更未及時同步導致考勤數據錯誤；與各部門提交的工作任務完成情況報告或項目進度報告中的人員出勤信息進行比對，從側面驗證考勤數據的合理性與可靠性。對于發現的數據差異或不一致情況，及時進行調查分析，找出原因并進行糾正處理。

5.考勤數據監督

5.1監督主體與職責

人力資源部門：作為企業考勤管理的主要責任部門，負責制定考勤制度與流程，監督考勤數據的統計與處理過程，定期對考勤數據進行分析與評估，發現問題及時與相關部門及員工進行溝通協調，并提出整改措施與建議。同時，人力資源部門負責對違反考勤制度的員工進行調查處理，依據企業相關規定給予相應的紀律處分（如警告、罰款、扣減績效分數、解除勞動合同等）。

直屬上級：員工直屬上級對本部門員工的日常出勤情況負有直接監督責任。應定期查看員工考勤數據，及時了解員工的出勤狀態，對于發現的遲到、早退、曠工等異常情況，及時與員工進行溝通，了解原因并督促其改正。在員工請假、加班、外勤工作等申請過程中，直屬上級需嚴格審核申請事由的真實性與合理性，確保考勤數據的源頭真實可靠。

內部審計部門：定期對企業考勤管理工作進行內部審計監督，檢查考勤制度的執行情況、考勤數據的準確性與完整性、考勤審批流程的合規性等。通過查閱考勤記錄、審批文件、財務憑證等資料，以及與員工進行訪談等方式，發現考勤管理工作中存在的潛在風險與問題，并向企業管理層提交審計報告，提出整改意見與建議，促進企業考勤管理工作的規范化與制度化。

5.2監督方式與頻率

日常監督：人力資源部門考勤管理人員每日對考勤系統數據進行實時監控，及時發現并處理考勤異常情況。直屬上級通過日常工作觀察、工作任務分配與完成情況檢查等方式，對員工出勤情況進行日常監督，發現問題及時記錄并與員工溝通解決。

定期檢查：每周或每月，人力資源部門組織對本周或本月的考勤數據進行定期檢查，重點檢查數據統計的準確性、異常數據處理情況、考勤制度執行情況等。內部審計部門每季度或每半年對企業考勤管理工作進行一次全面的內部審計檢查，審計范圍涵蓋考勤制度建設、考勤數據統計與監督流程、各部門考勤執行情況等方面，通過詳細的審計程序發現問題并提出整改要求。

數據分析監督：人力資源部門定期對考勤數據進行深入分析，通過數據挖掘與分析技術，發現考勤數據中的潛在規律與異常趨勢。如分析員工遲到早退現象與季節、天氣、工作任務量等因素之間的關系，某部門或崗位考勤異常率的變化趨勢等，從數據分析角度發現考勤管理工作中可能存在的問題，并及時采取針對性措施加以解決。

5.3違規處理與申訴機制

違規處理：對于違反考勤制度的員工，依據企業相關規定進行嚴肅處理。如對于遲到早退的員工，按照遲到早退次數與時長給予相應的罰款或扣減績效分數；對于曠工的員工，根據曠工天數給予警告、解除勞動合同等不同程度的紀律處分。同時，將員工的考勤違規情況記錄在個人人事檔案中，作為員工績效考核、晉升、評優等人事管理決策的重要參考依據。

申訴機制：員工如對考勤數據統計結果或違規處理決定有異議，可在規定時間內（如收到處理通知后的 [X] 個工作日內）向人力資源部門提出申訴。申訴時需提交詳細的申訴材料，說明申訴理由與依據，如提供相關證明材料（如因交通堵塞導致遲到的證明、請假申請未及時獲批的溝通記錄等）。人力資源部門收到申訴后，應及時組織人員對申訴內容進行重新調查核實，根據調查結果做出維持原處理決定或撤銷、修改原處理決定的回復，并向申訴員工進行反饋說明。

6.數據安全與保密

數據存儲安全：考勤數據存儲在企業專用的服務器或云存儲平臺上，采用加密技術對數據進行存儲加密，防止數據被非法竊取或篡改。設置嚴格的用戶權限管理機制，只有經過授權的考勤管理人員、人力資源部門負責人、財務部門相關人員等才能訪問考勤數據，且不同人員根據其工作職責被授予不同的數據訪問權限，如考勤管理人員可進行數據統計與日常管理操作，財務部門人員僅可訪問與工資計算相關的考勤數據等。

數據傳輸安全：在考勤數據的傳輸過程中，無論是考勤設備與考勤系統之間的數據傳輸，還是考勤系統與其他相關系統（如財務系統、OA 系統等）之間的數據交互，均采用安全的數據傳輸協議（如 SSL/TLS 協議），對傳輸的數據進行加密處理，確保數據在傳輸過程中的安全性與完整性，防止數據在傳輸過程中被攔截、竊取或篡改。

數據保密：企業與所有接觸考勤數據的員工簽訂保密協議，要求員工嚴格遵守保密規定，不得將考勤數據泄露給無關人員。對因工作需要知悉考勤數據的外部人員（如第三方審計機構、考勤系統維護服務商等），在其接觸考勤數據前，要求其簽署保密承諾書，并對其訪問與使用考勤數據的行為進行嚴格監督與限制，確保考勤數據的保密性。

7.附則

本標準由企業人力資源部門負責解釋與修訂。

本標準自發布之日起生效實施。

[企業名稱]廊坊市新華勞務派遣有限公司

[發布日期]2024年3月

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本文來源：http://www.3ups.cn/kaoqinshuju591.html

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