TG039相關證明開具的標準流程
文章來源：廊坊市新華勞務派遣有限公司 更新時間：2025-02-19 09:46:26
Q/XHLW
廊坊市新華勞務派遣有限公司企業(yè)標準
Q/XHLW 3003 TG039-2024
相關證明開具的標準流程
2024年3月15日發(fā)布 2024年4月15日實施
廊坊市新華勞務派遣有限公司 發(fā)布
目 次
1.范圍....................................................................... 3
2.規(guī)范性引用文件................................................... 3
3.術語和定義........................................................... 3
4.職責劃分............................................................... 3
5.流程步驟............................................................... 4
6.特殊情況處理....................................................... 5
7.相關文件與記錄................................................... 6
8.附則....................................................................... 6
前言
本標準按照GB/T1.1—2020《標準化工作導則 第1部分：標準化文件的結構和起草規(guī)則》的規(guī)定起草。
請注意本標準的某些內容可能涉及專利。本標準的發(fā)布機構不承擔識別專利的責任。
本標準主要起草人：苑雪然
1.范圍
適用于公司內所有部門為在職員工開具各類證明文件的情況，包括但不限于在職證明、收入證明、離職證明等。
2.規(guī)范性引用文件
DB13/T 3008.2-2024 人力資源服務規(guī)范
3.術語和定義
辭退是指用人單位由于某種原因與勞動者解除勞動合同的一種行為。這是企業(yè)在人力資源管理過程中可能采取的一種措施，涉及到勞動關系的終止。
4.職責劃分
4.1員工：
依據實際需求，如實填寫《員工證明開具申請表》，詳細說明證明用途、所需證明的具體內容，并提供相關輔助材料（如有）。
對所申請證明內容的真實性負責，承擔因虛假信息導致的一切法律后果。
4.2員工所在部門主管：
對員工的申請資格進行初步審核，包括確認員工在本部門的在職狀態(tài)、工作表現等情況是否符合開具證明的條件。
審核申請表中涉及本部門工作范疇內信息的準確性，如職位、部門架構、工作業(yè)績等內容（若有相關要求）。
在申請表上簽署審核意見并注明日期。
4.3人力資源部：
接收經部門主管審核后的申請表，全面核實員工的人事信息，如入職時間、勞動合同簽訂情況、薪資福利詳情、考勤記錄、獎懲情況等。
根據公司既定的證明模板及審核無誤的信息，起草或修改證明文件內容，確保格式規(guī)范、語言嚴謹、信息完整。
將起草好的證明提交至法務部進行法律合規(guī)審查。
4.4法務部：
依據相關法律法規(guī)、公司規(guī)章制度以及各類證明的標準規(guī)范，對證明文件進行嚴格的法律風險評估與合規(guī)性審查。
如發(fā)現證明內容存在法律漏洞、合規(guī)風險或表述不當之處，及時提出明確的修改意見并反饋至人力資源部。
公司高層領導（總經理或授權副總經理）：
對通過法務審查的證明文件進行最終審批決策，從公司整體利益、聲譽維護以及管理規(guī)范等多方面綜合考量是否批準開具證明。
在審批通過的證明文件上簽字并加蓋公司公章（或專用證明章，依據公司印章管理規(guī)定），使證明正式生效。
5.流程步驟
5.1申請?zhí)峤唬?/strong>
員工下載并填寫《員工證明開具申請表》，申請表內容應涵蓋員工姓名、工號、所在部門、入職時間、申請證明類型、證明用途、所需證明具體信息（如證明收入則需注明具體金額及薪資構成等）以及員工本人簽名與申請日期。
員工將填寫完整的申請表及相關輔助材料（如貸款合同中關于收入證明的要求頁面、簽證申請材料清單等）一并提交給所在部門主管。
5.2部門審核：
部門主管在收到申請后的 3 個工作日內完成審核工作。
審核內容包括但不限于確認員工身份及在本部門的工作情況屬實，申請表中填寫信息與實際情況一致，評估證明開具對部門工作及公司形象的潛在影響等。
若審核通過，部門主管在申請表上簽署 “同意開具” 意見并注明審核日期；若不同意，需詳細注明拒絕原因并與員工溝通反饋。
5.3人力資源部處理：
人力資源部在收到部門主管審核通過的申請表后 5 個工作日內開展工作。
首先，從企業(yè)人事管理系統(tǒng)中調取員工的詳細人事檔案，仔細核對申請表中的各項信息與人事檔案記錄是否一致，重點關注入職時間、職位變遷歷史、薪資調整記錄、培訓經歷、勞動合同起止時間等關鍵信息。
然后，根據公司統(tǒng)一的證明模板庫，選擇適用于該員工申請類型的證明模板，依據核對無誤的信息填充證明內容，保證證明語言簡潔明了、邏輯嚴謹、無歧義且符合公司行文規(guī)范。
最后，將起草完成的證明文件以電子文檔形式發(fā)送至法務部進行法律合規(guī)審查，并附帶《員工證明開具申請表》掃描件以便法務部全面了解情況。
5.4法務審查：
法務部在收到人力資源部提交的證明文件及相關材料后的 2 個工作日內進行審查。
審查要點包括：證明內容是否符合國家法律法規(guī)、地方政策以及行業(yè)規(guī)范要求；是否存在可能引發(fā)法律糾紛或對公司不利的表述；證明的開具是否遵循公司內部的管理流程與審批權限；是否涉及公司商業(yè)秘密、敏感信息的不當披露等。
若審查通過，法務部在證明文件上加蓋 “法務審查通過” 電子印章并簽署意見反饋至人力資源部；若存在問題，法務部以修訂模式在證明文件中標注修改意見，并通過郵件詳細說明問題所在及修改建議，要求人力資源部修改后重新提交審查。
5.5領導審批：
人力資源部在收到法務審查通過的證明文件后，將其打印紙質版并附上《員工證明開具申請表》原件，呈交至公司高層領導（總經理或授權副總經理）進行最終審批。
公司領導在收到材料后的 3 個工作日內進行審批。審批過程中，領導需綜合考慮公司整體運營情況、與員工相關的特殊事項以及證明開具對外部合作單位或機構的影響等因素。
若審批同意，公司領導在證明文件上簽字并注明審批日期，同時通知人力資源部安排蓋章事宜；若審批不同意，領導在申請表上簽署 “不同意開具” 意見并簡要說明原因，由人力資源部將結果反饋給員工。
5.6開具與交付：
人力資源部在收到公司領導審批同意的通知后 1 個工作日內完成證明文件的開具工作。
根據公司印章管理規(guī)定，在證明文件的指定位置加蓋公司公章（或專用證明章），確保印章清晰、完整且加蓋位置準確無誤。對于多頁證明文件，需加蓋騎縫章以防止文件被篡改。
開具完成后，人力資源部通過以下方式將證明文件交付給員工：
若員工在公司辦公場所，可當面將證明文件交給員工，并要求員工在《證明文件領取簽收表》上簽字確認領取，簽收表內容應包括員工姓名、工號、證明類型、領取日期等信息。
若員工因外出辦公等原因無法當面領取，人力資源部可根據員工提供的收件地址，通過掛號信或具有法律效力的快遞服務將證明文件郵寄給員工，并妥善保存郵寄憑證。
5.7存檔管理：
人力資源部在證明文件開具并交付員工后 7 個工作日內完成存檔工作。
將《員工證明開具申請表》原件、證明文件的電子文檔及紙質復印件（如有蓋章簽字的修改稿一并留存）、法務審查意見、領導審批意見以及證明文件領取簽收記錄等相關材料按照員工姓名及工號進行分類整理，存入員工個人人事檔案。人事檔案的保存期限依據國家檔案管理相關法律法規(guī)及公司內部規(guī)定執(zhí)行，一般不少于員工離職后 5 年。
6.特殊情況處理
6.1緊急申請：
若員工因特殊緊急情況（如簽證申請時間緊迫、法院傳票要求限期提供證明等）需要加急開具證明，員工在填寫《員工證明開具申請表》時需特別注明 “緊急申請” 字樣，并向部門主管說明緊急情況的具體事由及時間要求。
部門主管在審核時應優(yōu)先處理緊急申請，在 1 個工作日內完成審核并注明 “加急審核” 意見。后續(xù)人力資源部、法務部及公司領導在各環(huán)節(jié)審批過程中均應優(yōu)先處理，相應縮短處理時間，但不得違反法律法規(guī)及公司基本審批程序，確保證明信息的準確性與合規(guī)性。
6.2信息變更或補充：
在證明開具過程中，若發(fā)現員工提供的信息有誤或不完整，需要變更或補充信息時，人力資源部應及時通知員工。
員工需重新填寫《員工證明開具申請表》，修正錯誤信息或補充完整所需內容，并重新提交給部門主管進行審核。后續(xù)流程按照正常申請流程從部門審核環(huán)節(jié)開始依次進行。
6.3證明遺失補發(fā)：
若員工已開具的證明文件不慎遺失，需要公司補發(fā)，員工應向人力資源部提交書面申請，說明遺失證明的類型、原開具時間、遺失原因等詳細情況，并附上本人身份證復印件。
人力資源部在收到申請后，先核實員工身份及原證明開具記錄。若核實無誤，按照原證明開具流程重新為員工開具證明，并在證明文件上注明 “補發(fā)” 字樣，同時在存檔材料中注明補發(fā)原因及時間，以區(qū)別于原始證明文件。
7.相關文件與記錄
《員工證明開具申請表》
《證明文件領取簽收表》
員工人事檔案資料
各類證明文件模板
法務審查意見記錄
公司領導審批意見記錄
郵寄憑證（若采用郵寄方式交付證明文件）
8.附則
本標準由企業(yè)人力資源部門負責解釋與修訂。
本標準自發(fā)布之日起生效實施。
[企業(yè)名稱]廊坊市新華勞務派遣有限公司
[發(fā)布日期]2024年3月
本文來源：http://www.3ups.cn/xiangguanzhengming603.html
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