1.范圍

適用于企業(yè)所有員工的離職處理，包括主動離職、被動離職（辭退、裁員等）情況。

2.規(guī)范性引用文件

DB13/T 3008.2-2024  人力資源服務(wù)規(guī)范

3.術(shù)語和定義

員工離職是指員工結(jié)束與企業(yè)之間的雇傭關(guān)系，離開工作崗位的行為。這是企業(yè)人力資源管理中的一個重要環(huán)節(jié)，涉及員工個人職業(yè)發(fā)展的轉(zhuǎn)變以及企業(yè)人力資源的動態(tài)調(diào)整。

4.職責(zé)分工

4.1員工

提前以書面形式向直屬上級或人力資源部門提出離職申請，說明離職原因、預(yù)計離職日期等信息，并確保申請內(nèi)容真實、準確、完整。主動離職的員工需按照企業(yè)規(guī)定的離職通知期（如試用期內(nèi)提前 [5] 天，正式員工提前 [5] 天）履行通知義務(wù)，特殊崗位或涉及重要項目的員工可能需適當延長通知期，以便企業(yè)有足夠時間安排工作交接。

在離職申請獲批后，積極配合企業(yè)開展離職交接工作，如實向交接人員介紹工作內(nèi)容、工作進展、客戶資源、未完成事項等情況，完整移交工作資料、辦公用品、企業(yè)資產(chǎn)（如電腦、手機、工牌、鑰匙等）以及相關(guān)業(yè)務(wù)信息，確保工作的連續(xù)性和準確性。

遵守企業(yè)保密協(xié)議和競業(yè)限制條款（如有），在離職后不泄露企業(yè)商業(yè)秘密、技術(shù)機密等敏感信息，不從事與企業(yè)有競爭關(guān)系的業(yè)務(wù)活動，維護企業(yè)的知識產(chǎn)權(quán)和合法利益。

4.2用人部門

在收到員工離職申請后，直屬上級應(yīng)及時與員工進行溝通，了解離職原因，嘗試挽留優(yōu)秀員工（如有可能），并對員工的工作表現(xiàn)進行初步評價。對于確定離職的員工，直屬上級需在 [5] 個工作日內(nèi)將相關(guān)情況反饋給人力資源部門，同時啟動部門內(nèi)工作交接安排。

確定離職員工的工作交接人，交接人一般應(yīng)為同崗位或熟悉相關(guān)業(yè)務(wù)的同事，確保工作交接的順利進行。直屬上級負責(zé)監(jiān)督離職員工與交接人之間的工作交接過程，確保交接內(nèi)容全面、詳細、準確，包括但不限于工作任務(wù)、項目進展、客戶關(guān)系、文件資料、操作流程等方面的交接，交接時間一般為 [5] - [5] 個工作日，具體根據(jù)工作復(fù)雜程度確定。

在工作交接完成后，直屬上級需對交接情況進行審核確認，填寫《工作交接審核表》，明確交接是否完成、是否存在遺留問題等情況，并簽字確認。如存在遺留問題，需督促離職員工與交接人盡快解決，確保不影響部門工作的正常開展。

對于因員工離職導(dǎo)致部門人員配置不足或工作任務(wù)調(diào)整的情況，用人部門應(yīng)及時與人力資源部門溝通，制定相應(yīng)的人員補充或工作調(diào)整計劃，確保部門業(yè)務(wù)的順利進行。

4.3人力資源部門

接收員工的離職申請，對申請內(nèi)容進行審核，確認員工是否符合離職通知期要求、是否提交了完整的申請材料等。對于不符合要求的離職申請，及時與員工溝通并要求其補充或更正。

與用人部門溝通協(xié)調(diào)，了解員工在部門內(nèi)的工作表現(xiàn)、離職原因、工作交接安排等情況，共同評估員工離職對企業(yè)和部門的影響，制定相應(yīng)的應(yīng)對措施。例如，如果是核心崗位員工離職，需考慮是否啟動緊急招聘程序或內(nèi)部人員調(diào)配方案。

辦理員工離職手續(xù)，包括但不限于以下內(nèi)容：

發(fā)放《離職手續(xù)辦理清單》給離職員工，清單應(yīng)詳細列出離職手續(xù)辦理的各項流程、所需材料、辦理地點及負責(zé)人等信息，確保員工清楚知曉離職手續(xù)辦理流程。

審核離職員工的考勤記錄、休假情況，核算應(yīng)發(fā)工資、獎金、福利等薪酬待遇，確保薪酬結(jié)算準確無誤。按照企業(yè)規(guī)定，在員工離職后的下一個工資發(fā)放周期內(nèi)發(fā)放離職員工的最后一筆工資。

辦理社保、公積金等社保關(guān)系的轉(zhuǎn)移或停繳手續(xù)，及時向社保、公積金管理部門提交相關(guān)材料，確保員工社保、公積金權(quán)益不受影響。

開具離職證明，離職證明應(yīng)包括員工姓名、身份證號、入職日期、離職日期、工作崗位、在本企業(yè)的工作表現(xiàn)（可簡要說明）等信息，加蓋企業(yè)公章后交給離職員工，作為員工求職或辦理其他事務(wù)的重要憑證。

對離職員工的人事檔案進行整理歸檔，將離職相關(guān)材料（如離職申請、工作交接審核表、離職證明存根等）存入員工人事檔案，按照檔案管理規(guī)定進行妥善保管或移交相關(guān)檔案管理機構(gòu)。

對員工離職情況進行統(tǒng)計分析，定期（如每月或每季度）形成《員工離職分析報告》，報告內(nèi)容包括離職員工的基本信息（如姓名、性別、年齡、部門、崗位、入職時間、離職時間等）、離職原因分類統(tǒng)計（如主動離職原因：職業(yè)發(fā)展、工作環(huán)境、薪酬福利等；被動離職原因：績效考核不達標、違反規(guī)章制度、企業(yè)裁員等）、離職人員結(jié)構(gòu)分析（如按部門、崗位層級、學(xué)歷、工作年限等維度分析）以及對企業(yè)人力資源管理的啟示與建議（如招聘策略調(diào)整、員工培訓(xùn)與發(fā)展改進、企業(yè)文化建設(shè)加強等方面），為企業(yè)人力資源管理決策提供數(shù)據(jù)支持和參考依據(jù)。

4.4財務(wù)部門

根據(jù)人力資源部門提供的離職員工薪酬核算信息，審核并發(fā)放離職員工的工資、獎金、福利等款項，確保發(fā)放金額準確無誤，按照企業(yè)財務(wù)制度進行賬務(wù)處理。

對離職員工的借款、報銷等財務(wù)事項進行清理結(jié)算，如有未結(jié)清的借款或報銷款項，及時與離職員工溝通并要求其在離職前結(jié)清。如離職員工因特殊原因無法及時結(jié)清，需按照企業(yè)財務(wù)規(guī)定辦理相關(guān)手續(xù)，明確還款責(zé)任人和還款時間。

協(xié)助人力資源部門辦理社保、公積金等費用的結(jié)算與支付工作，提供財務(wù)數(shù)據(jù)支持和相關(guān)財務(wù)報表，確保社保、公積金繳納金額準確無誤，資金流轉(zhuǎn)順暢。

4.5其他相關(guān)部門（如 IT 部門、行政部門等）

IT 部門在接到人力資源部門的通知后，及時凍結(jié)離職員工的企業(yè)內(nèi)部系統(tǒng)賬號（如辦公自動化系統(tǒng) OA、電子郵件系統(tǒng)、企業(yè)資源管理系統(tǒng) ERP 等），回收相關(guān)權(quán)限，防止離職員工在離職后繼續(xù)訪問企業(yè)內(nèi)部信息資源。同時，協(xié)助離職員工備份和移交個人工作數(shù)據(jù)（如重要文件、郵件等），確保數(shù)據(jù)安全和完整性。

行政部門負責(zé)收回離職員工的辦公用品、企業(yè)資產(chǎn)（如電腦、辦公桌椅、通訊設(shè)備等），檢查資產(chǎn)的完整性和可用性，如有損壞或丟失，按照企業(yè)資產(chǎn)管理制度進行處理，要求離職員工進行賠償或辦理相關(guān)手續(xù)。協(xié)助人力資源部門辦理離職員工的宿舍退宿手續(xù)（如有）、門禁權(quán)限注銷等行政事務(wù)，確保離職員工與企業(yè)行政關(guān)系的徹底解除。

5.流程步驟

5.1離職申請

員工決定離職后，應(yīng)提前準備書面離職申請，離職申請內(nèi)容應(yīng)包括員工姓名、工號、所在部門、崗位名稱、入職日期、預(yù)計離職日期、離職原因等信息，離職原因應(yīng)詳細說明，如因個人職業(yè)發(fā)展規(guī)劃、家庭原因、對工作環(huán)境或薪酬福利不滿等。

將書面離職申請?zhí)峤唤o直屬上級或人力資源部門，提交方式可采用當面遞交、郵寄、電子郵件等，但需確保申請已成功送達并得到確認。

5.2離職溝通與審批

直屬上級收到員工離職申請后，應(yīng)在 [5] 個工作日內(nèi)與員工進行面談溝通，了解員工離職的真實原因，對員工的工作表現(xiàn)給予客觀評價，對員工在工作中取得的成績表示肯定和感謝，同時對員工提出的問題和建議進行記錄和反饋。對于表現(xiàn)優(yōu)秀且企業(yè)希望挽留的員工，直屬上級應(yīng)積極與員工探討職業(yè)發(fā)展規(guī)劃和企業(yè)能夠提供的發(fā)展機會，嘗試挽留員工。

直屬上級在與員工溝通后，在離職申請上簽署意見，包括是否同意離職、對離職原因的確認以及對員工工作表現(xiàn)的評價等內(nèi)容，并將離職申請?zhí)峤唤o人力資源部門。

人力資源部門收到離職申請后，對申請進行審核，確認員工是否符合離職通知期要求、申請內(nèi)容是否完整等。如符合要求，按照企業(yè)內(nèi)部審批流程，將離職申請依次提交給人力資源部門負責(zé)人、用人部門分管領(lǐng)導(dǎo)、企業(yè)高層領(lǐng)導(dǎo)（根據(jù)企業(yè)規(guī)定的審批權(quán)限確定）進行審批。審批過程一般應(yīng)在 [5] - [15] 個工作日內(nèi)完成。

5.3工作交接安排

經(jīng)審批同意離職后，用人部門應(yīng)在 [5] 個工作日內(nèi)確定離職員工的工作交接人，并通知離職員工和交接人開始進行工作交接。工作交接人應(yīng)在接到通知后，與離職員工取得聯(lián)系，共同制定工作交接計劃，明確交接的內(nèi)容、時間安排、方式等。

離職員工應(yīng)按照工作交接計劃，向交接人詳細介紹工作內(nèi)容、工作流程、客戶資源、項目進展情況、重要文件資料存放位置等信息，并將相關(guān)工作資料、辦公用品、企業(yè)資產(chǎn)等移交給交接人。在交接過程中，應(yīng)確保交接內(nèi)容全面、準確、無遺漏，交接雙方應(yīng)在《工作交接清單》上簽字確認，《工作交接清單》應(yīng)詳細記錄交接的各項內(nèi)容、交接時間、交接人及接收人簽字等信息。

直屬上級應(yīng)全程監(jiān)督工作交接過程，及時解決交接過程中出現(xiàn)的問題，確保交接工作順利進行。如交接過程中發(fā)現(xiàn)有重要事項未交接清楚或存在遺留問題，應(yīng)要求離職員工和交接人繼續(xù)完善交接工作，直至交接完成。

5.4離職手續(xù)辦理

人力資源部門在工作交接完成后，向離職員工發(fā)放《離職手續(xù)辦理清單》，離職員工應(yīng)按照清單要求，依次到相關(guān)部門辦理離職手續(xù)。

到財務(wù)部門辦理薪酬結(jié)算手續(xù)，財務(wù)部門審核離職員工的考勤記錄、休假情況，核算應(yīng)發(fā)工資、獎金、福利等薪酬待遇，并與離職員工核對無誤后，按照企業(yè)規(guī)定的時間發(fā)放離職員工的最后一筆工資。同時，財務(wù)部門對離職員工的借款、報銷等財務(wù)事項進行清理結(jié)算，如有未結(jié)清款項，要求離職員工在離職前結(jié)清或辦理相關(guān)手續(xù)。

到 IT 部門辦理企業(yè)內(nèi)部系統(tǒng)賬號凍結(jié)和數(shù)據(jù)備份移交手續(xù)，IT 部門收回離職員工的系統(tǒng)賬號權(quán)限，協(xié)助離職員工備份個人工作數(shù)據(jù)，并確保數(shù)據(jù)安全。

到行政部門辦理辦公用品、企業(yè)資產(chǎn)回收手續(xù)，行政部門檢查資產(chǎn)的完整性和可用性，如有損壞或丟失，要求離職員工進行賠償或辦理相關(guān)手續(xù)。同時，行政部門協(xié)助離職員工辦理宿舍退宿手續(xù)（如有）、門禁權(quán)限注銷等行政事務(wù)。

人力資源部門在離職員工完成上述手續(xù)后，為離職員工開具離職證明，辦理社保、公積金等社保關(guān)系的轉(zhuǎn)移或停繳手續(xù)，整理歸檔離職員工的人事檔案，將離職相關(guān)材料存入檔案。

5.5離職后跟進

人力資源部門在員工離職后的 [1] - [2]個月內(nèi)，對離職員工進行回訪，了解離職員工的離職后去向、職業(yè)發(fā)展情況以及對企業(yè)的評價和建議等信息。回訪方式可采用電話訪談、問卷調(diào)查、面談等形式，回訪結(jié)果應(yīng)進行記錄和分析，作為企業(yè)改進人力資源管理工作的參考依據(jù)。

用人部門在員工離職后，應(yīng)及時總結(jié)經(jīng)驗教訓(xùn)，分析員工離職原因，對部門內(nèi)工作流程、團隊協(xié)作、員工管理等方面存在的問題進行反思和改進，同時根據(jù)部門人員配置情況，與人力資源部門共同制定人員補充或工作調(diào)整計劃，確保部門業(yè)務(wù)的順利開展。

6.監(jiān)督與反饋

企業(yè)內(nèi)部審計部門或監(jiān)督小組定期對員工離職流程進行檢查與監(jiān)督，確保各部門嚴格按照流程要求辦理離職手續(xù)，無違規(guī)操作或人為疏忽導(dǎo)致的風(fēng)險和損失。檢查內(nèi)容包括離職申請的審核與審批流程是否合規(guī)、工作交接是否完整準確、薪酬結(jié)算是否正確、社保關(guān)系處理是否及時規(guī)范、人事檔案管理是否妥善等方面，對于發(fā)現(xiàn)的問題，應(yīng)及時要求相關(guān)部門進行整改，并對違規(guī)行為進行嚴肅處理。

人力資源部門建立員工離職反饋機制，定期收集用人部門、離職員工以及其他相關(guān)部門對離職流程的意見和建議，通過問卷調(diào)查、面談、座談會等方式，了解各方在離職過程中遇到的問題、對流程的滿意度以及改進建議，根據(jù)反饋信息，及時對離職流程進行優(yōu)化和完善，提高離職管理工作的質(zhì)量和效率，維護企業(yè)與員工雙方的合法權(quán)益。

7.附則

本標準由企業(yè)人力資源部門負責(zé)解釋與修訂。

本標準自發(fā)布之日起生效實施。

[企業(yè)名稱]廊坊市新華勞務(wù)派遣有限公司

[發(fā)布日期]2024年3月

廊坊勞務(wù)派遣，廊坊人事代理，廊坊人事外包

本文來源：http://www.3ups.cn/yuangonglizhi585.html

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