1.范圍

適用于企業與所有外部客戶簽訂的各類業務合同，包括但不限于銷售合同、服務合同、合作協議等。

2.規范性引用文件

GB/T 24421-2024  服務業組織標準化工作指南

3.術語和定義

合同簽訂是一種具有法律約束力的行為，是指兩個或多個當事人（包括自然人、法人或其他組織）就特定的權利和義務關系達成一致，并通過書面、口頭或其他法定形式予以確認的過程。

4.職責分工

4.1業務部門

負責與客戶進行業務洽談，確定合同的主要條款和細節，包括產品或服務內容、價格、交付時間、質量標準等。

收集客戶的相關信息，如名稱、地址、聯系方式、營業執照副本（若適用）等，為合同起草和審核提供依據。

根據洽談結果起草合同文本，確保合同條款準確反映雙方約定，并提交給法務部門和相關領導審核。

與客戶溝通合同審核過程中的修改意見，協調雙方達成一致。

在合同簽訂后，負責跟進合同的履行情況，及時處理合同執行過程中的問題，并與客戶保持良好溝通。

4.2法務部門

對業務部門提交的合同文本進行法律審核，檢查合同條款的合法性、完整性、嚴謹性，識別潛在的法律風險。

就審核過程中發現的法律問題提出修改建議和意見，確保合同符合法律法規要求，有效保護企業利益。

協助業務部門處理合同簽訂和履行過程中的法律糾紛，提供法律支持和解決方案。

4.3財務部門

審核合同中的財務條款，如價格、付款方式、發票開具等，確保符合企業財務政策和相關會計準則。

對涉及財務風險的條款提出意見，如應收賬款的回收期限、違約金的設定等，保障企業資金安全。

4.4管理層

對合同進行最終審批，根據企業戰略、業務需求和風險評估決定是否批準合同簽訂。

對于重大合同或涉及特殊風險的合同，組織相關部門進行專題討論和決策。

5.流程步驟

5.1合同起草

業務部門根據與客戶的洽談結果，參考企業合同模板（如有），起草合同文本。合同應包括但不限于以下基本內容：

合同雙方的基本信息（名稱、地址、法定代表人等）。

合同標的（產品或服務的詳細描述）。

價格條款（單價、總價、付款方式、付款時間等）。

交付條款（交付時間、地點、方式等）。

質量標準與驗收方式。

違約責任與爭議解決方式。

保密條款（若適用）。

合同期限與續約條件。

在起草過程中，如涉及特殊條款或對標準條款有修改，需與相關部門溝通確認，并在合同中注明修改原因和依據。

5.2內部審核

業務部門將起草好的合同文本依次提交給法務部門和財務部門進行審核。

法務部門在 [5] 個工作日內完成法律審核，重點關注合同的合法性、合規性、權利義務對等性、違約責任明確性等方面，并填寫《合同法律審核意見表》，提出修改建議。

財務部門在 [5] 個工作日內完成財務審核，主要審核價格、付款方式、發票等財務相關條款，確保符合企業財務制度和稅務要求，填寫《合同財務審核意見表》，反饋審核意見。

5.3修改與溝通

業務部門根據法務部門和財務部門的審核意見，與客戶進行溝通協商，對合同條款進行修改完善。

對于客戶提出的修改意見，業務部門需進行評估分析，如涉及重大法律或財務風險，應及時與法務部門和財務部門再次溝通確認后回復客戶。

5.4領導審批

業務部門將經過內部審核和與客戶溝通修改后的合同文本及相關審核意見表提交給管理層審批。

管理層根據企業戰略、業務需求、風險評估等因素，在 [5] 個工作日內完成審批。對于重大合同或存在較大風險的合同，可組織召開合同評審會議，由相關部門共同討論決定是否批準。

5.5合同簽訂

經管理層審批通過的合同，由業務部門按照企業規定的授權范圍，安排授權代表與客戶進行合同簽訂。

合同簽訂形式可采用紙質合同當面簽署、郵寄簽署或電子合同簽署等方式，具體根據企業合同管理政策和客戶需求確定。

紙質合同：雙方授權代表在合同文本上簽字（或蓋章），并注明簽字日期。簽字蓋章后的合同文本，企業和客戶各執一份，并按照檔案管理規定進行歸檔保存。

電子合同：使用符合法律法規要求的電子簽名技術，確保合同簽署的真實性、完整性和不可抵賴性。電子合同簽署完成后，應進行備份存檔，并確保電子數據的安全存儲和可查詢性。

5.6合同存檔

業務部門在合同簽訂后 [5] 個工作日內，將合同原件及相關審核文件（包括審核意見表、洽談記錄、客戶資質文件等）提交給企業檔案管理部門進行存檔。

檔案管理部門按照合同編號、類別、簽訂日期等信息進行分類整理，建立合同檔案目錄，確保合同檔案的完整性和便于查詢檢索。

5.7合同履行與跟蹤

合同簽訂后，業務部門作為合同履行的責任部門，負責跟進合同的執行情況，及時協調企業內部資源，確保按照合同約定履行義務。

建立合同履行跟蹤機制，定期（如每月或每季度）對合同履行進度、質量、付款情況等進行檢查和記錄，填寫《合同履行跟蹤表》。

如在合同履行過程中發現異常情況或潛在風險，業務部門應及時與客戶溝通協商解決，并向相關部門（如法務部門、財務部門）通報情況，采取相應措施防范和化解風險。

6.監督與評估

企業內部審計部門定期對合同簽訂與履行情況進行審計監督，檢查合同管理流程是否合規、合同條款是否得到有效執行、合同檔案是否完整等，并出具審計報告。

業務部門定期對合同簽訂流程進行自我評估，總結經驗教訓，針對存在的問題提出改進措施和建議，不斷優化合同簽訂流程和管理水平。

7.附則

本標準由企業人力資源部門負責解釋與修訂。

本標準自發布之日起生效實施。

[企業名稱]廊坊市新華勞務派遣有限公司

[發布日期]2024年3月

廊坊勞務派遣，廊坊人事代理，廊坊人事外包

本文來源：http://www.3ups.cn/hetongqianding556.html

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