1.范圍

適用于企業與各類客戶已簽訂且即將到期的合同續訂事宜，涵蓋銷售合同、服務合同、合作協議等多種類型。

2.規范性引用文件

GB/T 24421-2024  服務業組織標準化工作指南

3.術語和定義

合同續訂是指在原合同期限屆滿之前或屆滿之時，合同雙方基于原合同的基本框架、主要條款和合作意向，通過協商一致，決定延長合同有效期、延續合作關系的一種法律行為。

4.職責分工

4.1業務部門

提前梳理即將到期的合同清單，在合同到期前 [3] 個月啟動合同續訂評估工作。

與客戶進行深入溝通，收集客戶對于合同續訂的意向、需求及期望調整的條款信息。

依據原合同執行情況、客戶反饋以及市場變化，初步擬定合同續訂的條款草案，包括但不限于服務范圍拓展、價格調整、服務質量提升要求等內容。

將擬定的合同續訂草案及相關資料提交給法務部門和財務部門審核，并負責與各部門溝通協調審核過程中提出的問題。

根據內部審核意見與客戶進行進一步協商，達成一致后安排合同簽訂事宜，并跟進合同續訂后的執行情況。

4.2法務部門

對業務部門提交的合同續訂草案進行全面法律審核，檢查條款的合法性、合規性，重點關注責任義務界定、風險分擔、爭議解決機制等方面是否符合法律法規要求。

對比原合同與續訂草案，分析條款變更可能引發的法律風險，提出修改建議與風險防范措施。

協助業務部門處理合同續訂過程中可能出現的法律糾紛或談判僵局，提供專業法律支持與應對策略。

4.3財務部門

審核合同續訂草案中的財務相關條款，如價格變動合理性、付款方式及周期、費用結算等內容，確保符合企業財務政策與成本效益原則。

評估合同續訂對企業財務狀況的影響，包括收入預測、成本支出、現金流等方面，為決策提供財務數據支持與風險預警。

根據審核結果提供財務意見與建議，協同業務部門與客戶就財務條款進行協商優化。

4.4管理層

對經過業務、法務、財務部門審核且與客戶協商一致的合同續訂最終版本進行審批決策。

從企業戰略、業務布局、合作關系整體評估等宏觀層面考量合同續訂的可行性與必要性，把控合同續訂對企業整體運營的影響。

5.流程步驟

5.1合同梳理與意向確認

業務部門定期（至少每月一次）查詢合同管理系統，篩選出在未來 [3] 個月內到期的合同清單。

針對清單中的每份合同，業務代表在合同到期前 [2] 個月與客戶取得聯系，通過電話會議、面談或正式函件等方式溝通合同續訂意向，記錄客戶的初步反饋信息。

5.2續訂草案擬定

業務部門結合原合同執行情況、客戶反饋以及市場動態變化，在合同到期前 [1-2] 個月開始起草合同續訂草案。

草案內容應詳細闡述與原合同的延續性條款（如基本業務范圍、服務標準等）以及擬變更的條款（如價格調整幅度、服務期限延長時間、新增服務項目等），并注明變更原因與依據。

5.3內部審核

業務部門在合同到期前 [2] 個月將續訂草案及相關資料（包括原合同文本、與客戶溝通記錄、市場調研報告等）提交給法務部門和財務部門審核。

法務部門在收到材料后的 [5] 個工作日內完成法律審核，出具法律審核意見報告，明確指出草案中存在的法律風險點及修改建議。

財務部門在收到材料后的 [5] 個工作日內完成財務審核，提交財務審核意見報告，重點說明財務條款的合理性與對企業財務狀況的影響評估。

5.4協商與修改

業務部門在收到法務和財務部門審核意見后的 [5] 個工作日內，與客戶就審核意見中的問題點及修改建議進行溝通協商。

根據與客戶協商的結果，業務部門對合同續訂草案進行修改完善，形成修訂版合同文本，并再次提交給法務和財務部門進行二次審核（如有必要）。

5.5領導審批

業務部門在完成內部協商修改并獲得法務和財務部門二次審核通過（如無二次審核則在首次審核修改后）后，將最終的合同續訂文本及審核意見匯總材料提交給管理層審批。

管理層在收到材料后的 [5] 個工作日內，綜合各方面因素進行審批決策，簽署審批意見。

5.6合同簽訂與存檔

經管理層審批同意續訂的合同，由業務部門在合同到期前 [5] 個工作日內安排與客戶進行正式簽訂。

簽訂形式遵循企業合同簽訂的標準規范，可采用紙質合同當面簽署、郵寄簽署或電子合同簽署等方式，并確保簽署過程的合法性與有效性。

合同簽訂完成后，業務部門將合同原件及相關審核、溝通記錄等資料在 [5] 個工作日內移交至企業檔案管理部門進行存檔管理。

5.7后續跟進

合同續訂生效后，業務部門應建立專門的合同續訂跟蹤臺賬，定期（每月或每季度）對合同執行情況進行檢查與記錄。

及時處理合同執行過程中出現的問題與客戶反饋，協調企業內部資源確保合同條款的順利履行，維護良好的客戶合作關系。

6.監督與評估

企業內部審計部門每半年對合同續訂流程進行一次審計監督，檢查流程執行的合規性、各部門職責履行情況、合同條款的合理性與風險防控措施的有效性等內容。

業務部門定期（每季度）對合同續訂工作進行總結評估，分析合同續訂成功率、客戶滿意度、條款調整對業務的影響等指標，針對存在的問題及時提出改進措施與優化建議，不斷完善合同續訂管理工作。

7.附則

本標準由企業法務部門負責解釋與修訂。

本標準自發布之日起生效實施。

[企業名稱]廊坊市新華勞務派遣有限公司

[發布日期]2024年3月

廊坊勞務派遣，廊坊人事代理，廊坊人事外包

本文來源：http://www.3ups.cn/hetongxuding557.html

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