1.范圍

本標準規定了企業合同作廢的條件、申請流程、審批權限、資料處理以及后續跟進等方面的要求，適用于企業內所有已簽訂的各類合同的作廢管理工作，旨在確保合同作廢過程的規范化、合法化，降低企業法律風險與經濟損失。

2.規范性引用文件

無。

3.術語與定義

3.1合同作廢

指因合同簽訂過程存在失誤、合同履行條件發生重大變化或其他合法合規原因，導致合同無法繼續履行或無需繼續履行，經企業內部規定流程審批后，使合同效力終止的行為。

4.合同作廢條件

4.1合同簽訂失誤

如合同條款存在重大歧義、關鍵信息錯誤（如主體名稱錯誤、標的數量或價格錯誤等）、簽訂流程違規（未按授權范圍簽訂等），且該失誤嚴重影響合同正常履行或導致合同目的無法實現。

4.2合同履行不能

因不可抗力因素（如自然災害、政府政策重大調整等）致使合同無法履行；或合同相對方明確表示無法履行合同主要義務，經企業多次催告后仍無改善跡象。

4.3企業戰略調整或業務變更

企業因戰略規劃調整、業務方向轉變或內部業務重組等原因，原合同所涉及業務已不再開展，合同繼續履行對企業無實際意義或會造成資源浪費。

4.4其他合法合規情形

經企業法務部門或外部法律顧問判定，存在其他符合法律法規及企業規定的合同作廢情形，如合同內容違反法律法規強制性規定等。

5.合同作廢申請流程

5.1申請提出

由合同執行部門或與合同作廢有直接關聯的部門（如因業務變更導致合同作廢的發起部門）負責填寫《合同作廢申請表》。申請表內容應包括合同名稱、編號、簽訂日期、合同相對方信息、作廢原因詳細說明、申請作廢部門及申請人簽字等信息。

申請表需附上相關證明材料，如合同簽訂失誤的原始合同文本及錯誤說明、履行不能的相關證明文件（如不可抗力事件的官方報道、對方違約的溝通記錄等）、企業戰略調整或業務變更的內部文件等，以支持合同作廢申請的合理性與合法性。

5.3內部審核

申請部門將填寫完整并附上證明材料的《合同作廢申請表》提交至本部門負責人進行初步審核。部門負責人需對申請內容的真實性、完整性以及是否符合合同作廢條件進行審核，如審核通過，簽字確認并提交至企業法務部門。

法務部門收到申請表后，依據相關法律法規及企業合同管理制度，對合同作廢的合法性、潛在法律風險進行全面審查。法務部門應在規定時間內（如[X]個工作日）完成審核工作，如有疑問或需要補充材料，及時與申請部門溝通反饋。審核通過后，出具法務審核意見并提交至企業財務部門。

5.3財務審核

財務部門主要從合同涉及的財務收支、稅務影響、資產處理等方面進行審核。例如，審查合同作廢是否會導致應收賬款回收困難、是否存在已支付款項的追回問題、是否影響企業財務報表及稅務申報等。財務部門需在[X]個工作日內完成審核并出具意見，如涉及復雜財務問題可適當延長審核時間，但需提前告知相關部門。

財務審核通過后，將申請表及相關審核意見提交至具有相應審批權限的領導進行審批。

5.4領導審批

根據合同金額大小、合同重要性以及企業內部授權體系，確定不同層級領導的審批權限。例如，一般合同作廢由部門分管領導審批；金額超過[X]元或對企業經營有重大影響的合同作廢，需由企業總經理或董事會審批。

審批領導應在收到申請表及審核意見后，綜合考慮各方面因素，做出批準或駁回申請的決定。審批意見應明確記錄在申請表上，并簽字確認。

6.合同作廢資料處理

6.1合同原件處理

經審批通過作廢的合同原件，由企業檔案管理部門統一回收。對于紙質合同，在合同文本上加蓋“作廢”印章，并按照檔案管理規定進行歸檔保存，保存期限不少于法律法規規定的訴訟時效期限，以備后續可能的查詢或法律糾紛處理。對于電子合同，由信息管理部門在合同管理系統中進行作廢標記，并將相關數據備份保存。

6.2相關資料整理與歸檔

將《合同作廢申請表》、各部門審核意見、證明材料等與合同作廢相關的所有資料進行整理，一并交至檔案管理部門進行歸檔。檔案管理部門應建立合同作廢檔案索引，方便資料的檢索與查閱。

7.后續跟進

7.1通知合同相對方

合同作廢審批通過后，由合同執行部門或法務部門負責以書面形式（如正式函件、電子郵件等）通知合同相對方合同作廢事宜，函件內容應包括合同名稱、編號、作廢原因、生效日期等信息，并要求對方確認收到通知。如涉及合同款項結算、資產返還等后續事項，應在通知中一并說明處理方式與時間要求。

7.2款項結算與資產處理

財務部門根據合同作廢情況及相關法律法規規定，會同業務部門與合同相對方進行款項結算。如存在已支付款項需追回或應支付款項需結算清楚的情況，及時辦理相關財務手續。對于涉及資產（如貨物、設備等）的合同作廢，由相關業務部門負責協調資產的返還、處置或轉移等事宜，確保企業資產安全與合理利用。

7.3風險監控與評估

法務部門在合同作廢后的一定時期內（如半年至一年），持續關注是否因合同作廢引發法律糾紛或潛在法律風險，定期對合同作廢過程及后續處理情況進行風險評估，總結經驗教訓，為企業完善合同管理制度提供參考依據。

8.附則

本標準自發布之日起生效實施。

本標準由企業法務部門負責解釋和修訂。

企業各部門及員工在合同作廢過程中應嚴格遵守本標準規定的流程與要求，如因違反規定導致企業遭受法律風險、經濟損失或其他不良后果的，將依據企業相關規定追究相關人員的責任。

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