1.范圍

本標準規定了企業會計檔案的歸檔范圍、整理方法、保管期限、借閱利用、移交銷毀等管理要求，適用于企業內部所有會計檔案的管理工作，旨在確保會計檔案的安全、完整、準確與有效利用，為企業財務信息查詢、審計監督、決策支持等提供可靠依據。

2.規范性引用文件

[列出如《會計檔案管理辦法》（財政部、國家檔案局令第 79 號）等相關法規及標準，若未涉及則寫無]

3.會計檔案歸檔范圍

3.1會計憑證

包括原始憑證、記賬憑證，涵蓋各類發票、收據、報銷單、轉賬憑證、付款憑證、收款憑證等。

3.2會計賬簿

總賬、明細賬、日記賬（現金日記賬、銀行存款日記賬）、固定資產卡片及其他輔助性賬簿。

3.3財務報表

月度、季度、年度財務報表，包含資產負債表、利潤表、現金流量表、所有者權益變動表、附注及財務情況說明書等。

3.4其他會計資料

銀行存款余額調節表、銀行對賬單、納稅申報表、會計檔案移交清冊、會計檔案保管清冊、會計檔案銷毀清冊、會計電算化數據備份光盤、磁帶等存儲介質以及其他與會計核算相關的資料。

4.會計檔案整理方法

4.1會計憑證整理

4.1.1分類

按記賬憑證的種類（如收款憑證、付款憑證、轉賬憑證）分別歸類整理。

4.1.2編號

對每類記賬憑證進行連續編號，確保憑證號完整無缺。

4.1.3裝訂

將記賬憑證及其所附原始憑證按照編號順序排列整齊，使用憑證裝訂機或線繩進行裝訂，裝訂成冊的憑證厚度一般不超過[X]厘米。在憑證封面注明單位名稱、年度、月份、憑證種類、起止號碼、憑證張數等信息，并由裝訂人簽名或蓋章。

4.2會計賬簿整理

4.2.1賬簿啟用

在賬簿扉頁填寫單位名稱、賬簿名稱、賬簿編號、啟用日期、經管人員等信息，并加蓋單位公章及相關人員印章。

4.2.2結賬

年度終了，對各類賬簿進行結賬處理，計算出全年發生額和年末余額，并在摘要欄注明“結轉下年”字樣。

4.2.3裝訂

將活頁式賬簿中的賬頁按頁碼順序整理，加具封面和封底，裝訂成冊，在裝訂處加封簽，并由裝訂人、會計主管人員簽名或蓋章。賬簿封面應注明單位名稱、賬簿名稱、所屬年度等信息。

4.3財務報表整理

4.3.1分類

按報表種類（如資產負債表、利潤表等）分別整理。

4.3.2裝訂

將月度、季度、年度財務報表按時間順序排列，加具封面和封底，裝訂成冊。封面應注明單位名稱、報表名稱、所屬年度、月份、報表份數等信息，并由單位負責人、會計機構負責人、制表人簽名或蓋章。

4.3其他會計資料整理

銀行存款余額調節表與銀行對賬單：按月份順序整理，裝訂成冊，并在封面注明相關信息。

納稅申報表：按稅種、申報期分類整理，裝訂成冊，標注清楚申報所屬期、稅種名稱等信息。

 會計電算化資料：將會計電算化數據備份光盤、磁帶等存儲介質貼上標簽，注明備份內容、備份時間、軟件版本等信息，裝入專門的存儲盒中妥善保管。

5.會計檔案保管期限

5.1會計憑證

原始憑證、記賬憑證保管期限為 30 年。

5.2會計賬簿

總賬、明細賬、日記賬、固定資產卡片（固定資產報廢清理后保管 5 年）保管期限為 30 年。

5.3財務報表

年度財務報表永久保存，月度、季度財務報表保管期限為 10 年。

5.4其他會計資料

銀行存款余額調節表、銀行對賬單、納稅申報表保管期限為 10 年；會計檔案移交清冊保管期限為 30 年；會計檔案保管清冊、會計檔案銷毀清冊永久保存；會計電算化數據備份光盤、磁帶等存儲介質的保管期限與對應的紙質會計檔案保管期限相同。

6.會計檔案借閱利用

6.1內部借閱

企業內部人員借閱會計檔案，應填寫會計檔案借閱申請表，注明借閱人姓名、部門、借閱理由、借閱期限、借閱檔案名稱及編號等信息，經借閱部門負責人審核、會計機構負責人批準后，方可辦理借閱手續。借閱人員應在指定地點查閱檔案，不得擅自將檔案帶出企業，如需復印或摘抄檔案內容，應經會計機構負責人同意，并在復印件或摘抄件上注明“與原件核對一致”字樣及簽名或蓋章。

6.2外部借閱

外部單位因審計、司法等工作需要借閱企業會計檔案時，應持單位介紹信、查閱人身份證等有效證件，經企業負責人批準后，由會計機構負責人或其指定人員陪同查閱，并在會計檔案查閱登記簿上詳細登記查閱單位、查閱人、查閱理由、查閱內容、查閱時間等信息。原則上不允許外部單位將會計檔案帶出企業，如需復印檔案，應取得企業負責人同意，并在復印件上注明“僅供[具體用途]使用，不得挪作他用”字樣及加蓋企業公章。

7.會計檔案移交

7.1會計機構內部移交

會計人員因工作調動或離職，必須將本人所經管的會計檔案全部移交給接替人員。移交時，應編制會計檔案移交清冊，詳細列示移交的會計檔案名稱、卷號、冊數、起止年度、檔案編號、應保管期限、已保管期限等內容，并由移交人、接替人、監交人（一般為會計機構負責人）簽名或蓋章。移交清冊一式三份，移交人、接替人各執一份，存檔一份。

7.2會計機構向檔案管理機構移交

當年形成的會計檔案，在會計年度終了后，可暫由會計機構保管一年，期滿之后，由會計機構編制會計檔案移交清冊，移交企業檔案管理機構統一保管。移交時，雙方應按照移交清冊所列內容進行清點核對，確保檔案完整無缺，并在移交清冊上簽名或蓋章。

8.會計檔案銷毀

8.1鑒定

會計檔案保管期滿，需要銷毀時，由企業檔案管理機構會同會計機構提出銷毀意見，編制會計檔案銷毀清冊，詳細列示擬銷毀會計檔案的名稱、卷號、冊數、起止年度、檔案編號、應保管期限、已保管期限、銷毀時間等內容。

8.2審批

企業負責人在會計檔案銷毀清冊上簽署意見，報經上級主管部門或有關檔案管理部門批準后，方可實施銷毀。

8.3銷毀

銷毀會計檔案時，應由檔案管理機構和會計機構共同派員監銷。監銷人在銷毀前，應按照會計檔案銷毀清冊所列內容清點核對所要銷毀的會計檔案；銷毀后，應在會計檔案銷毀清冊上簽名蓋章，并將監銷情況報告企業負責人。電子會計檔案的銷毀還應符合國家有關電子檔案管理的規定，確保電子數據被徹底刪除且無法恢復。

9.附則

本標準自發布之日起生效實施。

本標準由企業檔案管理部門和會計機構共同負責解釋與修訂，在執行過程中，如遇國家相關法律法規政策調整或企業實際情況發生重大變化，應及時對本標準進行修訂完善，企業各部門及全體員工應嚴格遵守本標準規定的會計檔案管理辦法與流程，確保會計檔案管理工作的規范有序進行。

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