1.范圍

適用于企業所有新入職員工的手續辦理工作。

2.規范性引用文件

DB13/T 3008.2-2024  人力資源服務規范

3.術語和定義

員工入職是指新員工在通過企業的招聘流程（包括簡歷篩選、筆試、面試、背景調查、體檢等環節），并接受企業發出的錄用通知后，正式進入企業開始工作的過程。這是企業人力資源管理中的一個關鍵環節，標志著員工與企業之間雇傭關系的正式建立。

4.職責分工

4.1人力資源部門

4.1.2提前與新員工溝通入職相關事宜，發送詳細的入職須知，包括入職時間、地點、所需材料清單、入職流程介紹等信息。

4.1.3準備入職手續辦理所需的各類文件和表格，如勞動合同、保密協議、入職登記表、員工手冊等。

4.1.4負責新員工入職當天的接待工作，引導新員工完成各項手續辦理，解答新員工的疑問，提供必要的協助。

4.1.5審核新員工提交的各類材料，確保材料的真實性、完整性和有效性，如學歷證書、身份證、離職證明等。

4.1.6為新員工辦理勞動合同簽訂、社保公積金開戶及繳納等手續，協調相關部門完成信息錄入與系統對接工作。

4.1.7組織新員工入職培訓，介紹企業的歷史、文化、規章制度、組織架構、福利待遇等內容，幫助新員工快速了解企業并適應工作環境。

4.1.8在入職手續辦理完成后，將新員工的相關信息錄入企業人力資源管理系統，建立員工個人檔案，并及時更新和維護檔案信息。

4.2用人部門

4.2.1在新員工入職前，確定新員工的崗位安排、工作內容、直屬上級及團隊成員信息，并將這些信息告知人力資源部門。

4.2.2準備新員工的辦公設備、辦公用品、工作資料及工作區域，確保新員工入職后能夠立即開展工作。

4.2.3安排新員工的入職引導人，入職引導人一般為新員工的直屬上級或經驗豐富的同事，負責在新員工入職初期給予工作上的指導、幫助和支持，解答新員工關于工作流程、業務內容等方面的疑問，幫助新員工盡快熟悉工作環境和融入團隊。

4.2.4參與新員工入職培訓的部分環節，如業務知識培訓、部門工作介紹等，向新員工詳細介紹部門的職責、工作目標、業務流程、團隊協作要求等內容，使新員工明確自己在部門中的角色和任務。

4.3行政部門

4.3.1為新員工分配辦公座位、辦公桌椅、電腦、電話等辦公設備，并確保設備的正常運行，如有故障及時安排維修或更換。

4.3.2發放辦公用品，如筆記本、筆、文件夾、訂書機等，滿足新員工日常辦公需求。

4.3.3為新員工辦理企業內部系統的賬號開通及權限設置工作，如辦公自動化系統（OA）、電子郵件系統、企業資源管理系統（ERP）等，確保新員工能夠正常登錄和使用相關系統進行工作。

4.3.4協助人力資源部門做好新員工入職培訓場地的布置與安排工作，提供培訓所需的設備和設施，如投影儀、音響、麥克風等，保障培訓工作的順利進行。

4.4財務部門

4.4.1收集新員工的銀行賬號信息，用于工資發放，確保工資能夠準確、及時地發放到新員工賬戶中。

4.4.2根據人力資源部門提供的信息，核算新員工的薪資待遇，包括基本工資、績效工資、獎金、補貼等項目，按照企業的薪酬制度進行計算和發放。

4.4.3在新員工入職手續辦理過程中，如有涉及費用報銷、借款等財務事項，負責向新員工介紹相關財務制度和流程，解答新員工的財務疑問。

5.流程步驟

5.1入職前準備

5.1.1人力資源部門在收到新員工的錄用通知回復后，提前 [3] 個工作日向新員工發送《入職須知》郵件或短信，內容包括：

• 入職時間（精確到具體日期和時間）、地點（詳細地址及交通指南）。
• 入職所需攜帶的材料清單，如身份證原件及復印件、最高學歷學位證書原件及復印件、原單位離職證明原件、一寸免冠照片若干張、銀行卡信息（開戶行名稱、賬號）等，并注明各類材料的用途。
• 入職流程概述，簡要介紹入職當天需要辦理的各項手續及順序，讓新員工有初步的了解和心理準備。
• 企業的基本信息介紹，如企業名稱、業務范圍、發展歷程、企業文化等，使新員工對企業有更深入的認識。

5.1.2人力資源部門準備入職手續辦理所需的文件和表格，包括但不限于：

• 《勞動合同》：根據國家法律法規和企業實際情況制定，明確雙方的權利和義務，包括工作內容、工作地點、工作時間、勞動報酬、社會保險、福利待遇、勞動保護、勞動紀律、合同期限、解除和終止合同的條件等條款。
• 《保密協議》：對于涉及企業商業秘密、技術秘密等敏感信息的崗位，要求新員工簽訂保密協議，規定新員工在任職期間及離職后對企業機密信息的保密義務和責任。
• 《入職登記表》：用于收集新員工的個人基本信息，如姓名、性別、民族、出生日期、身份證號碼、聯系電話、家庭住址、電子郵箱、婚姻狀況、家庭成員信息、教育背景（從高中開始填寫，包括學校名稱、專業、學歷、畢業時間、學位證書編號等）、工作經歷（從最近工作單位開始填寫，包括單位名稱、工作崗位、入職時間、離職時間、工作內容、證明人及聯系電話等）、技能證書、興趣愛好等信息。
• 《員工手冊》：包含企業的規章制度、行為準則、考勤制度、休假制度、績效考核制度、薪酬福利制度、培訓與發展制度、職業安全與健康制度、獎懲制度等內容，是新員工了解企業管理規范的重要文件。

5.1.3用人部門在新員工入職前 [2] 天確定新員工的崗位安排、直屬上級、團隊成員及入職引導人信息，并將這些信息告知人力資源部門。同時，準備好新員工的辦公設備、辦公用品和工作資料，確保工作區域整潔、有序。

5.1.4行政部門在新員工入職前 [2] 天為新員工分配辦公座位、辦公桌椅、電腦、電話等辦公設備，并進行調試和檢查，確保設備正常運行。發放辦公用品，如筆記本、筆、文件夾、訂書機等。為新員工辦理企業內部系統的賬號開通及權限設置工作，如辦公自動化系統（OA）、電子郵件系統、企業資源管理系統（ERP）等，并將賬號信息和初始密碼告知人力資源部門。

5.1.5財務部門在新員工入職前 [2] 天準備好工資發放相關的銀行賬號信息收集表格和薪酬核算模板，確保能夠及時、準確地為新員工發放工資。

5.2入職當天手續辦理

5.2.1新員工按照入職須知要求，在入職當天攜帶相關材料到企業指定地點報到。人力資源部門安排專人在接待處迎接新員工，引導新員工到入職手續辦理區域就座，并為新員工提供一杯水，緩解新員工的緊張情緒。

5.2.2人力資源部門工作人員首先與新員工進行簡單的溝通和交流，歡迎新員工加入企業，然后按照以下順序辦理入職手續：

• 收取新員工提交的入職材料，包括身份證原件及復印件、最高學歷學位證書原件及復印件、原單位離職證明原件、一寸免冠照片若干張、銀行卡信息等，并逐一核對材料的真實性、完整性和有效性。對于材料不齊全或不符合要求的情況，及時告知新員工并要求其補充或更正。例如，如果新員工的學歷證書復印件模糊不清，要求新員工重新提供清晰的復印件；如果新員工未提供原單位離職證明，詢問原因并要求其盡快提供，否則可能影響入職手續的辦理進度。
• 讓新員工填寫《入職登記表》，工作人員在旁邊進行指導，解答新員工的疑問，確保新員工填寫的信息準確、完整。填寫完成后，工作人員仔細核對登記表中的信息，如有錯誤或遺漏及時更正。
• 與新員工簽訂《勞動合同》和《保密協議》，在簽訂前，工作人員向新員工詳細解釋合同和協議中的各項條款，特別是涉及新員工權益和義務的重要條款，如工作內容、工作時間、勞動報酬、社會保險、福利待遇、保密義務、違約責任等，確保新員工理解并同意合同和協議的內容。新員工和企業雙方在合同和協議上簽字蓋章，并各執一份。
• 為新員工發放《員工手冊》，并要求新員工仔細閱讀，了解企業的規章制度和管理要求。告知新員工在閱讀過程中有任何疑問可以隨時向人力資源部門咨詢，并在規定時間內（如一周內）簽署《員工手冊簽收確認單》，表示已閱讀并理解手冊內容，愿意遵守企業的各項規章制度。

5.2.3行政部門工作人員為新員工辦理企業內部系統的賬號激活及權限調整工作，根據新員工的崗位需求，為其開通相應的系統模塊訪問權限，如辦公自動化系統（OA）中的文件起草、審批權限，企業資源管理系統（ERP）中的采購、銷售、庫存管理權限等。同時，為新員工發放辦公設備和辦公用品，如電腦、電話、筆記本、筆、文件夾等，并告知新員工設備和用品的使用方法和注意事項。例如，向新員工介紹電腦的開機密碼、網絡連接方式、常用軟件的安裝和使用方法；告知新員工辦公用品的領取地點和補充方式等。

5.2.4人力資源部門工作人員帶領新員工到用人部門，與用人部門負責人和入職引導人進行見面和交接。用人部門負責人歡迎新員工加入部門，介紹部門的基本情況、工作目標、團隊成員等信息，并安排入職引導人帶領新員工熟悉工作環境，包括辦公室布局、各部門位置、會議室位置、餐廳位置、衛生間位置等。入職引導人向新員工介紹工作流程、工作內容、工作規范等業務知識，并與新員工建立初步的工作溝通機制，如告知新員工自己的聯系方式、工作時間安排、溝通方式（如面對面交流、電話、電子郵件等）等，以便新員工在工作中遇到問題時能夠及時得到幫助。

5.3入職培訓

5.3.1人力資源部門在新員工入職后的 [2] 天內組織新員工入職培訓，培訓內容包括：

• 企業概況介紹：介紹企業的發展歷程、企業文化、企業愿景、企業價值觀、企業戰略目標等內容，使新員工對企業有全面、深入的了解，增強新員工對企業的認同感和歸屬感。
• 規章制度培訓：詳細講解企業的各項規章制度，如考勤制度、休假制度、績效考核制度、薪酬福利制度、培訓與發展制度、職業安全與健康制度、獎懲制度等，使新員工明確企業的管理規范和行為準則，知道什么是可以做的，什么是不可以做的，避免在工作中因不了解規章制度而犯錯。
• 組織架構與部門職能介紹：介紹企業的組織架構、各部門的職責分工、部門之間的協作關系等內容，使新員工了解企業的整體運作機制，明確自己所在部門在企業中的位置和作用，以及與其他部門的業務往來關系。
• 職業素養與溝通技巧培訓：培養新員工的職業素養，如職業道德、職業形象、職業態度等，提高新員工的溝通能力、團隊協作能力、時間管理能力、壓力管理能力等綜合素質，使新員工能夠更好地適應職場環境，與同事、上級和客戶進行有效的溝通和合作。
• 業務知識與技能培訓：根據新員工的崗位需求，安排相關的業務知識和技能培訓課程，如市場營銷基礎知識、財務會計基礎知識、人力資源管理基礎知識、軟件開發技術培訓、生產工藝培訓等，使新員工具備開展工作所需的基本業務知識和技能。

5.3.2入職培訓采用多種培訓方式相結合，如課堂講授、案例分析、小組討論、角色扮演、實地參觀等，提高培訓的趣味性和實效性。培訓過程中，設置互動環節，鼓勵新員工積極參與討論和發言，提出自己的問題和見解，促進新員工之間的交流與合作。

5.3.3培訓結束后，對新員工進行培訓考核，考核方式可以采用筆試、面試、實際操作等多種形式，根據培訓內容和崗位要求確定考核重點?？己私Y果作為新員工試用期考核的一部分，對于考核不合格的新員工，安排補考或進行針對性的輔導培訓，確保新員工能夠掌握培訓內容，達到崗位要求。

5.4后續跟進

5.4.1人力資源部門在新員工入職后的 [1] 周內，對新員工進行回訪，了解新員工的入職感受、工作適應情況、對企業和部門的意見和建議等信息。回訪可以采用面談、電話訪談、問卷調查等方式進行，對于新員工提出的問題和建議，及時進行整理和分析，并協調相關部門給予解決和反饋。例如，如果新員工反映工作中缺乏必要的工具和設備，人力資源部門及時與行政部門溝通，為新員工配備所需的工具和設備；如果新員工對企業的培訓內容和方式提出建議，人力資源部門認真聽取并在今后的培訓工作中進行改進。

5.4.2用人部門在新員工入職后的 [1] 個月內，密切關注新員工的工作表現，定期與新員工進行工作溝通，了解新員工的工作進展、遇到的問題和困難等情況，及時給予指導和幫助。同時，根據新員工的工作表現，制定新員工的試用期考核指標和評價標準，為新員工的試用期考核做好準備。

5.4.3新員工在試用期內，如有任何問題或需要幫助，可以隨時向人力資源部門、用人部門負責人或入職引導人尋求支持。人力資源部門、用人部門和入職引導人應積極響應新員工的需求，為新員工提供必要的幫助和服務，確保新員工能夠順利度過試用期，成為企業的正式員工。

6.監督與評估

6.1企業內部審計部門或監督小組定期對新員工入職手續辦理流程進行檢查和監督，確保各部門嚴格按照流程要求執行，無違規操作或遺漏環節。檢查內容包括入職材料的審核、合同協議的簽訂、培訓的組織實施、檔案的建立與管理等方面，對于發現的問題及時提出整改意見，并跟蹤整改情況。

6.2人力資源部門定期對新員工入職手續辦理流程進行評估和分析，收集各部門和新員工的反饋意見，統計入職手續辦理時間、材料準確性、培訓效果等數據指標，評估流程的合理性、有效性和便捷性。根據評估結果，及時對流程進行優化和改進，提高入職手續辦理的效率和質量，提升新員工的滿意度。

7.附則

本標準由企業人力資源部門負責解釋與修訂。

本標準自發布之日起生效實施。

[企業名稱]廊坊市新華勞務派遣有限公司

[發布日期]2024年3月

廊坊勞務派遣，廊坊人事代理，廊坊人事外包

本文來源：http://www.3ups.cn/ruzhishouxu578.html

上一篇：TG015新員工入職培訓的標準流程

下一篇：TG013錄用通知的標準模板

返回：首頁 - 標準化信息平臺