1.范圍

本標準規定了企業印章的使用流程，包括印章的種類、保管、使用申請、審批、蓋章以及使用記錄等環節的管理要求，適用于企業內部所有印章的使用管理，旨在確保印章使用的安全性、規范性與合法性，維護企業的利益與聲譽。

2.規范性引用文件

無。

3.印章種類

3.1行政公章

代表企業的法定名稱，用于對外的重要文件、合同、協議、公函等。

3.2合同專用章

專門用于企業各類合同的簽訂。

3.3財務專用章

應用于財務相關的票據、報表、支票、匯款單等。

3.4法定代表人印章

常與行政公章或財務專用章搭配使用，具有特定的法律效力。

3.5部門印章

用于部門內部的文件、通知、報告等，表明部門意見或行動。

4.印章保管

4.1指定專人保管

企業應根據印章的重要性分別指定專門的保管人員，如行政公章由行政部門負責人指定專人保管，財務專用章由財務部門負責人指定專人保管等，保管人員應具備高度的責任心與忠誠度。

4.2保管環境要求

印章應存放在專門的保險柜或帶鎖的文件柜中，保險柜或文件柜應放置在安全且有監控的辦公區域，確保印章的物理安全。

4.3印章交接規定

當印章保管人員因崗位變動、休假、出差等原因需要交接印章時，應辦理嚴格的交接手續，填寫《印章交接登記表》，記錄交接時間、印章名稱、交接雙方人員信息、交接原因等，并由雙方簽字確認，同時有監交人在場見證，監交人一般為印章保管人員的上級領導或企業內部審計人員。

5.印章使用申請

5.1內部申請流程

使用人填寫《印章使用申請表》，申請表內容應包括申請日期、申請部門、申請人姓名、印章名稱、使用事由、使用文件名稱及份數、預計歸還日期（如有）等信息，申請表需經申請人所在部門負責人簽字同意，若涉及跨部門業務，還需相關部門負責人會簽。

5.2外部申請流程（如涉及）

對于外部單位或個人需要企業蓋章的情況，由對接的企業內部人員按照內部申請流程提出申請，并附加外部單位或個人的相關申請材料或說明文件，如合作協議草稿、授權委托書等。

6.印章使用審批

6.1審批權限設置

企業應根據印章類型和使用事項的重要性設置不同的審批權限。例如，行政公章用于一般事務性文件的蓋章，由分管行政的副總經理審批；用于重大合同、戰略合作協議等的蓋章，則需總經理或董事會審批。合同專用章的使用由合同管理部門負責人初審后，根據合同金額和性質，分別由不同層級的領導審批，如金額較小的合同由部門經理審批，金額較大的合同由分管業務的副總經理審批，重大合同由總經理審批。財務專用章的使用涉及資金支付的，由財務部門負責人審核后，按企業資金審批權限由相應領導審批。

6.2審批流程

申請人將簽字后的《印章使用申請表》及相關文件按照審批權限依次提交給各級審批人，審批人應仔細審查申請事項的真實性、合法性、合規性以及與企業利益的一致性，在申請表上簽署審批意見并簽字確認，審批意見應明確同意或不同意使用印章，若不同意應說明理由。

7.印章使用

7.1現場蓋章監督

經審批同意后，使用人持申請表及相關文件到印章保管人員處進行蓋章。印章保管人員應再次核對申請表信息與文件內容是否一致，確認無誤后方可蓋章。對于重要文件或合同，印章保管人員應在蓋章現場監督蓋章全過程，確保印章加蓋在規定位置且清晰完整，防止出現錯蓋、漏蓋、多蓋等情況。

7.2印章使用登

印章保管人員在蓋章完成后，應及時在《印章使用登記臺賬》上進行登記，登記內容包括蓋章日期、印章名稱、使用文件名稱、文件編號（如有）、使用人姓名、使用部門、審批人姓名、蓋章次數等信息，確保印章使用的可追溯性。

8.印章使用記錄管理

8.1記錄保存期限

《印章使用申請表》和《印章使用登記臺賬》應長期保存，保存期限不少于企業檔案管理規定的相關年限，一般為企業終止后的[X]年。

8.2記錄查閱權限

企業內部人員因工作需要查閱印章使用記錄時，應填寫《印章使用記錄查閱申請表》，經行政部門負責人批準后，在專人陪同下進行查閱，查閱人員不得擅自涂改、損毀或帶走記錄資料。外部單位或個人一般無權查閱企業印章使用記錄，除非涉及法律訴訟、審計監督等特殊情況，且需經企業法務部門或董事會批準，并在企業人員的監督下進行查閱。

9.附則

本標準自發布之日起生效實施。企業此前有關印章使用的規定與本標準不一致的，以本標準為準。

本標準由業行政部門負責解釋與修訂。在執行過程中，若發現標準存在不完善之處或因企業業務發展、法律法規變化等原因需要修訂時，由行政部門提出修訂方案，經企業管理層審批后進行修訂，并及時向全體員工公布修訂后的標準。

對于違反本標準規定的印章使用行為，企業將視情節輕重給予相關責任人警告、罰款、降職、解除勞動合同等處罰措施；給企業造成經濟損失或不良影響的，責任人應承擔相應的賠償責任和法律責任。

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