1.范圍

本標準規定了企業辦公用品的采購、入庫、領用、使用規范、維護保養、報廢處理以及監督檢查等環節的要求，適用于企業全體員工使用各類辦公用品的全過程管理，旨在提高辦公用品的使用效率，延長其使用壽命，降低企業運營成本，確保辦公活動的順利開展。

2.規范性引用文件

無。

3.辦公用品采購

3.1需求評估

各部門定期（每季度或根據實際情況）對本部門辦公用品需求進行評估，綜合考慮部門人員數量變化、業務量增減、辦公設備更新等因素，填寫《辦公用品采購需求申請表》，詳細列出所需辦公用品的名稱、規格、數量、預計使用時間等信息。

3.2審批流程

部門負責人對采購需求申請表進行初審，確認需求的合理性和必要性后簽字。采購金額較小的常規辦公用品，經行政部門審核后即可采購；對于采購金額較大、特殊或批量的辦公用品，需報分管領導或總經理審批。

3.3采購實施

行政部門或采購部門根據審批通過的采購需求，選擇合適的供應商進行采購。采購過程應遵循公平、公正、公開的原則，優先選擇質量可靠、價格合理、服務良好且有長期合作意向的供應商，簽訂采購合同（必要時），明確雙方權利義務、交貨時間、地點、質量標準、售后服務等條款。

4.辦公用品入庫

4.1驗收檢查

辦公用品到貨后，由倉庫管理人員會同采購人員依據采購清單和合同要求進行驗收。檢查辦公用品的數量、規格、質量是否與訂單一致，外觀是否有損壞、缺陷等問題，對于電子設備、辦公家具等復雜辦公用品還需進行功能測試。驗收合格后填寫《辦公用品入庫驗收單》。

4.2入庫登記

驗收合格的辦公用品按照類別、型號、規格等信息進行分類存放，并及時在庫存管理系統或《辦公用品庫存臺賬》中登記入庫日期、批次、數量、單價、供應商等詳細信息，確保庫存信息準確無誤。

5.辦公用品領用

5.1領用申請

員工根據工作需要填寫《辦公用品領用申請表》，注明領用部門、姓名、領用日期、辦公用品名稱、規格、數量、領用用途等信息。

5.2審批發放

申請表依次經部門負責人和行政部門負責人審批（普通辦公用品部門負責人審批即可，貴重或限量辦公用品需行政部門進一步審核）。審批通過后，倉庫管理人員依據申請表發放辦公用品，并在庫存管理系統或《辦公用品發放登記表》中記錄發放信息，領用人簽字確認。

6.辦公用品使用規范

6.1正確操作

員工在使用辦公用品前應接受相關培訓或閱讀使用說明書，了解其正確的操作方法和注意事項，如電腦、打印機、復印機等設備的開機、關機順序，文件保存與打印設置等，避免因誤操作導致辦公用品損壞或縮短使用壽命。

6.2節約使用

倡導員工樹立節約意識，合理使用辦公用品。例如，紙張雙面打印、減少不必要的復印和傳真、避免浪費文具用品等，對于可重復利用的辦公用品如墨盒、硒鼓等，應按照規定進行回收處理。

6.3日常保管

員工應妥善保管領用的辦公用品，放置在安全、干燥、通風的位置，防止丟失、被盜或因環境因素造成損壞。辦公桌椅等大型辦公用品應定期清潔，保持外觀整潔。

7.辦公用品維護保養

7.1定期檢查

行政部門或設備管理部門定期對辦公設備進行檢查，如每月對電腦進行硬件檢測、軟件更新，每季度對打印機進行清潔、調試，及時發現潛在問題并采取相應的維護措施。

7.2維護計劃

根據不同辦公用品的特點和使用頻率，制定個性化的維護保養計劃。對于辦公家具，定期進行擦拭、上漆保養；對于電子設備，按照規定的時間間隔進行內部清潔、散熱檢查、零部件緊固等維護工作，確保其性能穩定、運行可靠。

7.3故障報修

員工在使用辦公用品過程中發現故障或異常情況，應立即停止使用并向行政部門報告，填寫《辦公用品故障報修單》。行政部門及時安排維修人員進行維修，對于內部維修人員無法解決的問題，聯系外部專業維修服務機構，并跟蹤維修進度，確保辦公用品盡快恢復正常使用。

8.辦公用品報廢處理

8.1報廢鑒定

當辦公用品因損壞嚴重、老化、技術淘汰等原因無法繼續使用時，由行政部門會同相關技術人員進行報廢鑒定。鑒定人員根據辦公用品的實際情況，判斷是否符合報廢條件，填寫《辦公用品報廢鑒定表》，說明報廢原因、報廢品名稱、規格、數量、購置時間等信息。

8.2報廢審批

報廢鑒定表依次經部門負責人、行政部門負責人和分管領導審批（重大資產報廢需總經理審批）。審批通過后，行政部門對報廢辦公用品進行統一處理。

8.3報廢處理方式

對于有一定剩余價值的報廢辦公用品，如廢舊電腦、打印機等，可通過二手市場、拍賣等方式進行回收處理，所得款項按照企業財務制度入賬；對于無回收價值的報廢辦公用品，如廢棄紙張、文具等，按照環保要求進行分類回收或銷毀處理。

9.監督檢查

9.1檢查機制

行政部門定期或不定期對各部門辦公用品的使用及管理情況進行檢查，檢查內容包括辦公用品的采購是否合規、入庫登記是否準確、領用手續是否齊全、使用是否規范、維護保養是否到位、報廢處理是否符合規定等。

9.2違規處理

對于檢查中發現的違規行為，如未經審批擅自采購、領用辦公用品，浪費辦公用品資源，未按規定進行維護保養或報廢處理等，視情節輕重對相關責任人進行批評教育、警告、罰款、扣減績效分數等處罰措施，并要求限期整改。如因違規行為給企業造成經濟損失的，責任人應承擔相應的賠償責任。

10附則

本標準自發布之日起生效實施。企業此前有關辦公用品使用及維護的規定與本標準不一致的，以本標準為準。

本標準由企業行政部門負責解釋與修訂。在執行過程中，若發現標準存在不完善之處或因企業業務發展、辦公用品技術更新等原因需要修訂時，由行政部門提出修訂方案，經企業管理層審批后進行修訂，并及時向全體員工公布修訂后的標準。

本標準所涉及的各類表格、記錄等文檔的格式與保存期限，由行政部門根據企業檔案管理規定統一制定與執行。

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